التسيير الإداري لجمعية ما

مقدمة:
تسيير الجمعية يعني توحيد بطريقة عقلانية و فعالة جميع الجهود والطاقات لأعضائها نحو هدف مشترك يترجم مهامها. وهذا يعني تطوير أدوات و استراتيجيات واضحة من اجل انتقال الخبر و الدفاع عن قيمها ومبادئها كطرف من مجتمع مدني مواطن.
ان وضع منظومات التسيير لجمعية ما يساهم لا محالة في تقوية مسارها والتحكم فيه، وكذا ضمان استمراريتها. وتبقى التوجهات الحالية في شأن مسلسل التنمية ملزمة لتدخل جمعوي فعال و هادف ببرامج ملائمة لوسط متنوع التركيبة اجتماعيا و ثقافيا واقتصاديا.
التعريف:
التسيير الإداري مجموعة من عمليات تهدف لضمان تنظيم جيد للعمل قصد ضمان مردودية عالية، و شفافية و مصداقية لجمعية ما في محيطها.
العناصر الأساسية:
منها العناصر الإدارية وهي:
* القوانين المنظمة للجمعيات
* القوانين الأساسية و الداخلية و محاضر الجموع العامة
* الخطة الإجمالية لتنظيم العمل و توزيع الأدوار
* سجل المنخرطين
* جرد الممتلكات
* سجل الحسابات
العناصر الإستراتيجية وهي:
* التصريح بالمهمات و الأهداف
* أعضاء نشيطين،مؤهلين وملتزمين وأسطر هنا على الالتزام
* موارد بشرية و مالية
* جهد كبير للتواصل
* أماكن التدخل
أهم المبادئ الأساسية للتسيير الإداري و المالي للجمعية:
+ الاستشارة من اجل اتخاذ القرار
+ تحديد الأدوار والمسؤوليات داخل الجمعية ،
+ الشفافيــــــــــــة
+ احترام القانون الأساسي والداخلي للجمعية
يضمن الدستور لجميع المواطنين:
- حرية التجول وحرية الاستقرار بجميع أرجاء المملكة.
- حرية الرأي وحرية التعبير بجميع أشكاله وحرية الاجتماع.
- حرية تأسيس الجمعيات، وحرية الانخراط في أية منظمة نقابية وسياسية حسب اختيارهم، و لا يمكن أن يوضع حد لممارسة هذه الحريات إلا بمقتضى القانون
تعريف الجمعـيـة من الناحية القانونية :
الجمعـيـة هي اتفاق لتحقيق تعاون مشترك ومستمر بين شخصين أو عدة أشخاص لاستخدام معلوماتهم أو نشاطهم لغاية غير توزيع الأرباح فيما بينهم.
القوانين المنظمة للجمعـيـة
* القانون الأساسي :
يعتبر القانون الأساسي من بين الوثائق المهمة للجمعية الذي يضبط السير العام، ويوضح طبيعة الهياكل التنظيمية، كما أن وجوده في ملف تأسيس الجمعية شرط ضروري للحصول على الصفة القانونية.
*القانون (النظـام) الداخلي:
يعتبر القانون الداخلي للجمعية وثيقة مهمة لأنه يكمل القانون الأساسي ويوضح بعض بنوده، خاصة في الأمور التي تتعلق بالتسيير والتنظيم الداخلي للجمعية، والعلاقة بين مختلف الهياكل.
الهياكل المنظمة للجمعـيـة:
- الأعضــــــــاء،
- الجموع العامة،
- المجلس الإداري أو المكتب المسير
- اللجـــــــــن
2المهام الأساسية للجمع العام وهي:
* وضع سياسة عامة
* المصادقة على التقرير المالي والأدبي
* المصدقة على التقارير الإستراتيجية للمجلس المسير
* انتخاب أعضاء المجلس
* تغيير القوانين الأساسية
المهام الأساسية للمجلس المسير وهي:
وضع إستراتيجية للجمعية
تطبيق سياسة الجمعية
توزيع المسؤوليات والمهام
تقييم العمل
اقتراح تغييرات للجمع العام
البحث عن الموارد والشراكات .
أهم أدوات/وسائل التسيير الإداري
- تقارير الأنشطة
- محاضر الاجتماعات
- الوضعية المالية
- المراسلات
- سجل الهاتف
- تسجيل و ترتيب الملفات
- الإخبار وانتقال الخبر
- الصندوق الصغير/المحلى
- تسيير المكتبة
أدوات التواصل:
- دورية إخبارية
- محاضر وتقارير اجتماعات الأعضاء واللحن
- دراسات موضوعية ومنتظمة
- سجل الأعضاء
- بيان الأنشطة
- الإعلانات والملصقات
- الملفات الأساسية
- المراسلات الواردات منها والصادرات
أهم وسائل التسيير الإداري للجمعية:
المراسلات : (صادرات و واردات)
تسجيل الرسائل يمكننا من تفادي ضياعها و تسهيل مراقبتها إذا دعت الضرورة،
تعكس الرسائل المبعوثة صورة الجمعية، لذلك يجب أن تكون ممضية من طرف شخص واحد يعينه أعضاء المكتب (عادة إما الرئيس أو الكاتب العام)
ترتيب الوثائــــــق :
- لتفادي ضياع الوثائق و تسهيل البحث و المراقبة إذ دعت الضرورة لذلك،
- لتجميع المعلومات و تركيز المدارك،

المرجع:دورة تكوينية بشراكة بين كتابة الدولة المكلفة بالأسرة والطفولة و الأشخاص المعاقين و فضاء الجمعيات تحت عنوان :"برنامج تقوية القدرات المؤسساتية للفاعلين المحليين" نونبر 2006