استراتيجيات عمل الجمعية...(1) الأسس المهنية لبيان الرسالة

تدرك الجمعية أهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لإحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الأساس الذي تنطلق منها أهدافها ونشاطاتها وكآفة أعمالها.
يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.
قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كآفة المعنيين للإستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول إلى صياغة شاملة وفعّالة لبيان الرسالة.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على مفهوم الرؤية والرسالة والعلاقة التي تربط بيهما ودورهما في توجيه الجميعة.
• مواصفات ومعايير مضمون بيان الرسالة.
• خطوات ومهارات إعداد بيان الرسالة.

أولاً: معلومات أساسية عن الرؤية والرسالة

تعتبر الرؤية والرسالة من المرجعيات الأساسية للجمعية، وهما من الخطوات الأولى التي تتخذها أي جمعية عند بدء إنشائها.
فالرؤية هي بيان تعبر فيه الجمعية عن نظرتها للمستقبل
كيف ترى نفسها في المستقبل؟
كيف ترى الفئات الذين تخدمهم في المستقبل؟
فالرؤية هي صورة ملهمة وإيجابية للمستقبل، وتشجع أعضاء الجمعية والمحيطين بها على النظر بإيجابية للمستقبل.
أما الرسالة فهي بيان يوضح أسباب وجود الجمعية
ما الخدمات التي تقدمها؟
من تستهدف؟
وكيف تخدمهم وتساعدهم؟
فالرسالة توضح كيف ستحقق الجمعية رؤيتها.
ونظراً لخصوصية مضموني الرؤية والرسالة، فإنهما تمثلان "البوصلة" لكآفة جهود ونشاطات الجمعية وتوجهاتها. فأهداف الجمعية يجب أن تعبر عن رسالتها، والخطة الإستراتيجية تأتي بأهداف استراتيجية تستجيب لرسالة الجمعية، وكذلك النشاطات والخدمات يؤدي تطبيقها إلى إحداث آثار وتغييرات في المجتمع تجد صداها في رسالة الجمعية. فأي شيء تقوم به الجمعية يجب أن يؤدي بالضرورة إلى تحقيق رسالتها وبالتالي رؤيتها.

ورغم أهمية الرؤية والرسالة، إلا أن الكثير من الجمعيات تقوم بإعدادهما وتعتبر أن الأهداف المنصوص عليها في نظامها الأساسي تفي بالغرض. ومن الأخطاء الشائعة كذلك، تعتبر بعض الجمعيات أن الرؤية والرسالة ثابتين لا يمكن تغييرهما أو تعديلهما، وعلى العكس من ذلك فإنه على الجمعية أن تراجع رؤيتها ورسالتها كلما اقتضت الحاجة إلى ذلك وأن تعدلهما أو تغيرهما إذا ما طرأت أمور مستجدة عليهما. ولكن تجدر الإشارة على أن الرؤية، وبحكم طبيعتها المستقبلية، يمكن أن تتسم بالديمومة أكثر من الرسالة، حيث أن الرؤية عادة ما يتم تعديلها بعد مرور 3-5 سنوات عليهما، أما الرسالة فمن الممكن أن يتم تعديلها أو تغييرها بشكل سنوي.

خلاصة:
تدرك الجمعية أهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لإحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الأساس الذي تنطلق منها أهدافها ونشاطاتها وكآفة أعمالها.

ثانياً: مواصفات مضمون بيان الرسالة

حتى تؤدي الرسالة الوظيفة والغاية المرجوة منها، وحتى لا تواجه الجمعية اضطراباً في مطابقة أعمالها مع الرسالة، لا بد أن يتم مراعاة بعض المواصفات والمعايير عند إعداد مضمون بيان الرسالة، ومن أهمها:
• يحدد الغاية من وجود الجمعية:
إن فهم الغاية والتعرف عليها مهم جداً للقرارات التي تتخذها الجمعية، فمن السهل على الجمعية أن تقوم بحملة جمع تبرعات أو التخطيط لبرامج وخدمات إذا كانت الغاية من وجودها واضحة، وبدون وجود الغاية ستواجه الجمعية بعض العقبات والصعوبات في شرح أسباب وجودها ونشر نشاطاتها والتعريف بها. عند تحديد وصياغة الغاية من الجمعية في بيان الرسالة فكِر وانطلق من الإضافة المهمة التي ستضيفها الجمعية للمجتمع أو للفئات المستهدفة.
• يصف آليات العمل:
يجب أن يوضح مضمون بيان الرسالة كيف ستحقق الجمعية غاياتها، فمثلاً تصميم برامج أو خدمات أو نشاطات هي من آليات العمل التي تتبعها الجمعية لتحقيق غاياتها.
• يحدد الفئات المستهدفة: تحديد الغاية من وجود الجمعية يقود إلى تحديد المستفيدين منها، وتتسع وتضيف الفئات المستهدفة بحسب غايات الجمعية.
• يصف قيم تقديم الخدمة:
المجتمع يهتم بالقيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها للفئات الذين تستهدفهم، ولذلك على الجمعية أن تذكر قيمها في تقديم خدماتها، قد تكون هذه القيم دينية أو إنسانية أو فكرية... إلخ، المهم أن تذكرها الجمعية.
• مضمون مركَز ومختصر وواضح:
إن تركيز مضمون بيان الرسالة وجعله محصوراً في جوانب واضحة يساعد الجمعية في تكوين صورة واضحة عنها لدى المجتمع، والاختصار في مضمون الرسالة يساعد على سهولة حفظه أو تذكره من قبل أعضاء الجمعية والمجتمع. ولا بد أن تتم صياغة بيان الرسالة بلغة واضحة وبسيطة ولا تحتمل التأويل ولا يكتنفها الغموض.

خلاصة:
يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.

ثالثاً: خطوات إعداد بيان الرسالة

يتطلب إعداد أو تعديل بيان الرسالة القيام بعدة خطوات، وهي:
• تشكيل فريق إعداد بيان الرسالة:
إن مهمة إعداد بيان الرسالة مهمة جماعية تقتضي مشاركة ومساهمة عدد من الأفراد، ومهمة هذا الفريق إعداد نسخة أولية لبيان الرسالة ليتم عرضها على الهيئة الإدارية لتتم مراجعتها ودراستها وفي النهاية إقرارها.
ومن المهم جداً أن يضم هذا الفريق أفراداً يمثلون كآفة أجهزة وهياكل الجمعية، ومنهم: أعضاء من الهيئة الإدارية، أعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، أفراد من الفئات المستهدفة، مستشارون أو مدربون خارجيون ...إلخ.
• تحديد مواصفات ومعايير بيان الرسالة:
وتم استعراض أهمها في الجزء الثاني من هذا القسم، وبإمكان الجمعية وضع ضوابط ومواصفات أخرى لضمان دقة صياغة بيان الرسالة.
• وضع صيغ أولية لبيان الرسالة:
يقوم أعضاء الفريق، منفردين أو مجتمعين، بوضع صيغ أولية لبيان الرسالة الذي يقترحونه بالاعتماد على المواصفات والمعايير التي تم الاتفاق عليها.
ويتم بعد ذلك مناقشة هذه المقترحات بشكل جماعي من أجل اختصارها في بيان أو بيانين.
• تقييم المقترحات:
يقوم الفريق هنا بتقييم المقترحات النهائية لبيان الرسالة ومن ثم اختيار بيان رسالة نهائي يتم تعديله وصياغته بصورة نهائية.
• إقرار بيان الرسالة ونشره:
يتم عرض بيان الرسالة النهائي المقترح على الهيئة الإدارية لدراسته ومراجعته ومن ثم إقراره ونشره على كآفة الأعضاء.

خلاصة:
قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كآفة المعنيين للإستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول إلى صياغة شاملة وفعالة لبيان الرسالة.

نصائح وتوجيهات

• تعرَف على أهمية وجود رؤية ورسالة لجمعيتك، وحدد الفائدة التي ستجنيها الجمعية من وجودهما.
• تأكد من أن مضمون بيان الرسالة واضح ومركز ويحتوي على الغاية من وجود الجمعية وكيان عملها وقيمها والفئات المستفيدة من خدماته.
• شجع الأفراد المعنيين للمشاركة في إعداد وصياغة وتقييم بيان الرسالة.
• ضع معايير لكتابة بيان الرسالة واعرضها على فريق العمل.
• تبادل الأفكار والآراء مع فريق العمل لوضع المقترح النهائي لبيان الرسالة.
• تأكد من وجود فهم وتوافق حول بيان الرسالة النهائي.
• قم بنشر الرسالة والتعريف بها بعد موافقة الهيئة الإدارية.
منقول عن:

http://www.arabvolunteering.org/corner/avt1809.html#post8822