تحديد الأهداف..أولى خطوات الإدارة الناجحة

محمد عبد الجواد

بعد أن تتعرف على واقعك .. وتحصي إمكانياتك .. عليك أن تنتقل إلى تحديد أهدافك بدقة .. ولا بد أن تغطى هذه الأهداف احتياجاتك.. كما أنها توضع في ضوء معرفتك بنقاط القوة والضعف لديك.. والفرص المتاحة والتهديدات المحتملة ..
فإذا لم تدرك أين تريد أن تذهب، فإن أي طريق سوف يقودك إلى هناك!!
وكما يقول الدكتور سيد الهواري أستاذ الإدارة بجامعة عين شمس "إذا لم يكن هدفك قابلاً للقياس، فالأولى لك أن تنساه".
حتى يكون هدفك صحيحًا وموفقًا عليك أن تعرف:
- أن الهدف عادة يبدأ "بفعل" مثل (تدريب ـ تحسين ـ تطوير ـ تخفيض).
ـ يحدد الهدف نتيجة أساسية واحدة مطلوب تحقيقها.
ـ يحدد الهدف تاريخ معين للإنجاز ولا يتصف بالعمومية.
ـ يحدد الهدف عناصر التكلفة القصوى الممكن تحملها سواء كانت تكلفة مادية أو وقتية أو بشرية.
ـ بقدر الإمكان يجب أن يكون الهدف محددًا ومعبرًا عنه بشكل كمي.
ـ يقتصر الهدف على الإجابة عن أسئلة "ماذا" "متى" ويتجنب الدخول في الإجابات عن أسئلة "لماذا" و"كيف".
ـ يشترط أن يكون الهدف مفهومًا وواضحًا للمسؤولين عن تنفيذه.
ـ يجب أن يكون الهدف واقعيًا يمكن تحقيقه.
ـ يجب أن يتلاءم الهدف مع الموارد المتاحة أو المتوقعة اللازمة لتحقيقه.
وحتى يكون هدفك صحيحًا وموفقاً يجب ألاّ يسمح الهدف من ازدواجية المسؤولية عن الإنجاز، وذلك عندما يتطلب تحقيقه الجهود المشتركة، ويجب أن يتمشى الهدف مع السياسات والإجراءات الأساسية للمنظمة، و يتم الاتفاق على الهدف بين الرئيس والمرؤوس دون ضغوط من جانب الرئيس. كما يجب أن يكون الهدف مكتوبًا يتم الرجوع إليه من كل من الرئيس والمرؤوس.
وعلينا أن نعرف أن الهدف الواضح يزيد من نشاط الإنسان ويجعل عقله متيقظًا.. كذلك تتحرك دافعيّته، وتتولّد لديه الأفكار التي تخدم غرضه.
كما أن التفكير في الهدف هو الذي يعطينا الطاقة للخروج من دائرة الأمان إلى ميدان التجديد وعمل شيء غير الذي اعتدنا عليه.
كيف تجعل هدفك قابلاً للقياس
يقول د. سيد الهواري أستاذ الإدارة بجامعة عين شمس: الهدف السليم هو الهدف القابل للقياس، ولكي يكون الهدف قابلاً للقياس يجب أن يحتوي على عنصرين:
أولاً: عنصر الزمن.
ثانيًا: عنصر الكمية.
وهناك عنصران آخران، غالبًا ما يتم وضعهما في الهدف:
ثالثًا: الجودة
رابعًا: التكلفة
عنصر الزمن
هذا عنصر يجب ألاّ يُغفل عنه عند كتابة الهدف، فبدون تحديد زمن لا يمكن أن يكون الهدف هدفًا حقيقًا، وهناك أربعة أشكال لوضع الزمن:
ـ (نهاية) مثل "الشهر المنتهي في.."
ـ (بداية): مثل ابتداء من....
ـ (خلال مدة) مثل: من يوم كذا إلى يوم كذا..
ـ في شكل (محدد): يوم كذا..
عنصر الكمية
ـ يجب أن يوضع الهدف بشكل رقمي..
(فوحدات القياس إما أن تكون مالية أو عينية).
ـ وحدات مالية: مبيعات بـ (100000) بانتهاء شهر يونيو ....
ـ وحدات عينية: فتح (60) جديد بانتهاء عام .....
نسبة أو معدل: تحقيق 10% معدل عائد على رأس المال المستثمر.
فالهدف الجيد يتطلب..
ـ تحديد للتصرفات أو الأعمال المطلوب إنجازها.
ـ تحديد النتيجة المطلوب الوصول إليها بشكل يمكن قياسه.
ـ تحديد لتاريخ معين يتم فيه تحقيق تلك النتيجة.
ـ تحديد التكلفة القصوى اللازمة لتحقيق الهدف سواء كانت مالية أو وقتية أو بشرية. فمثلاً:
إذا كان الهدف هو توصيل فكرة الانتماء للوطن باعتبارها من الأفكار البناءة.
أ ـ تحديد للتصرفات أو الأعمال المطلوب إنجازها فنقول:
(توصيل فكرة الانتماء للوطن)
فمثلاً:
ب ـ تحديد لنتيجة المطلوب الوصول إليها بشكل يمكن قياسه: (توصيل فكرة الانتماء للوطن، بحيث يساهم (500) مواطن في التبرع لتجميل الحي الذي يقطنون فيه).
ج ـ تحديد لتاريخ معين يتم فيه تحقيق تلك النتيجة: (توصيل فكرة الانتماء للوطن، بحيث يساهم (500) مواطن في التبرع لتجميل الحي الذي يقطنون فيه خلال شهرين.
د ـ تحديد التكلفة القصوى اللازمة لتحقيق الهدف سواء كانت مالية أو وقتية أو بشرية: (توصيل فكرة الانتماء للوطن، بحيث يساهم (500) مواطن في التبرع لتجميل الحي الذي يقطنون فيه خلال شهرين، بتكلفة مالية قدرها:.....دهـ ، (40) ساعة عمل/ 2 فرد).

محمد عبد الجواد: خبير إداري